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先描述一个传统的办公系统无法使用起来的一个过程。
一、历程
老板开个会，通知大家开始下周开始用，然后就指派几个员工本周往里录入东西，其他人就在一边等着录入完毕后开始－－－查询。
这个系统就持续上演着：几个员工不停的录入，其他人就上去查询。
而接下来的情况往往是：这几个员工录入了一段时间后觉得疲惫了，或者忘记了，信息量越来越少，大家抱怨查不到东西了，感觉有点失望了，自己去寻找别的途径，热情和使用频率都在下降。于是老板又开了一次会，严厉要求他们继续录入。
连续几次的类似整风运动后，连老板也在琢磨是否有必要继续录下去了。
这是什么原因呢？
二、初衷
老板是想要将企业知识沉淀下来，想让大家查询信息快速方便，所以让人将分散的信息统一录到系统中，但反过来这些知识应能为老板持续不断地提供有价值的信息，否则这些知识将是无用的，只具有档案室的作用了。
三、矛盾
老板要企业沉淀下来的知识，更要活的知识，可由几个员工专门去录入的信息是早已成为历史的信息，没有太多的价值，也无法盘活。
信息的入口就掌握在这几个员工手上，范围太小了，随着查询频率的提高，大家期望也高了，这时候却发现信息是不全的，不对称的，要想全面，那得发动全体员工每天不停的录入，这似乎不太现实。除了行政惩罚的力量之外，就没有别的推动力啊
更要命的是，连执行录入任务的员工也从心里开始抵制，因为他们觉得这些信息早就在其他地方录入过了，为什么还要手工往这个系统里录入一次？录入之后，自己是用不上的，只给其他某些人用，当然就不愿意了。随着工作逐渐繁忙，自然就逐渐忘记了。谁来天天提醒他？不要说这几个员工，连老板自己都会忘记。
四、结局
于是，这些有价值的信息继续出现在每个员工的邮件、QQ、MSN、电话、电脑、手机里。。。。。就是不在办公系统里。
办公系统从此就被逐渐荒废，最后淡出大家的视野。
五、结论
不能真正用起来的系统，不但浪费了人力财力不说，还捉弄了老板和员工当初的一片热情和期望，甚至会把一些信息弄丢了，真是赔了夫人又折兵。
六、点评
传统的系统并不在于技术和功能不好，而在于它的内涵缺少以下几个方面：
1、推动力：协作就象一双无形的手，能推动所有人员都不知不觉参与进来，他们不会认为这是个枯燥的录入的活。这个力量有时候比行政力量还要强。一段时间后，各种信息自然就沉淀下来了。协作包括的范围比较广：信息传递、审批、点评、讨论、推荐、交流、汇报、共享、监控等等。只要事情发生在2个人以上的都可以作为协作。我们不要MIS系统，不要单纯枯燥的录入、不要自由而无序的邮件，不要随意而杂乱的QQ，只要协作。（所以说协作创造生产力）
2、吸引力：如果查询不到自己需要的足够的信息，如果个人平时的工作都不在这个系统上，怎么会有吸引力？吸引了大部分的员工去用，则何需行政命令？（从这个角度看，传统的大型企业里的OA系统也不一定是每个员工愿意使用的，通常它只是用来解决公司层面的事情，对普通员工没什么帮助）
3、关联价值：信息不是分割的，否则就失去了一定的价值。只有关联在一起的信息才是有价值的。我们的事情都是“顺着做”，但别忘记将来是要“倒着查”的。如果做完事情就找不到了，就会逐渐认为系统是个黑洞，无论写了多少的东西，都很难都找出来，将来必定会失去了信心。
能用起来是第一步，能吸引大家持续不断的用才是第二步。应了一个道理：创业难，守业更难。 |
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