ERP系统在企业管理中的四大应用研究

一、引言
    业务管理系统ERP，是指建立在计算机高速发展与信息技术基础上，以系统化的管理思想为企业决策层以及员工提供决策运行手段的管理平台。ERP系统集成先进的管理思想与信息技术于一身，成为现代企业的运行模式，反映了时代对企业合理配置资源最大化地创造社会财富的要求，成为企业在信息时代生存与发展的基石。
二、对ERP系统管理的认知
（一）ERP的概念理解
    为了让我们能够对ERP管理的概念更深刻的理解和认知，本文把ERP系统分解成为企业、资源、计划三个方面的定义。
1、企业的定义
    企业是从事生产、流通、服务等经济活动，以生产或服务满足社会需要，实现自主经营、独立核算、依法设立、具有经济法人资格的一种营利性的经济组织。简而言之，企业就是指，依法设立的以营利为目的、从事商品的生产经营和服务活动的独立核算经济组织。
2、资源的定义
     资源是一切可以被人类开发和利用的客观存在。一般来说，企业的资源可分为有形资源和无形资源两种。有形资源，就是通常提到的人力、物力、财力等；无形资源包括技术、品牌、声誉、甚至包括人际关系。有形资源和无形资源构成了一家企业的所有资源。企业综
合了这些资源，展现出来的就是企业的竞争力。
3、计划的定义
    计划是企业为了实现某项目标和完成某项任务而事先做的安排和打算。主要包括：生产计划、采购计划、销售计划、物料需求计划、能力计划、利润计划、财务预算计划和人力资源计划等。它具有预见性、针对性、可行性、约束性四个特点。
（二）ERP的实质和管理思想
    在ERP系统管理过程中，我们还要深刻理解ERP的实质和核心思想，何为它的实质和思想？ERP的实质不是技术问题，而是先进管理理念与管理方法的高度浓缩，通过信息技术将其加以固化，信息技术只是实现管理理念的手段。如果我们不能正确认识ERP的实质，就不会很好地去实施和应用ERP系统。
    ERP系统是外贸软件最为重要的一个系统，它是外贸软件中专门解决企业不同角色之间的信息不对称的问题。企业管理层需要通过外贸ERP系统来掌控外贸企业经营管理的重要信息，职能部门间需要通过外贸ERP系统掌握上下游的信息，这样在企业中扮演不同角色的员工就能够把握更多的机会，作出更准确的决策，从而提高业务链的整体运作效率，降低运作成本。
    ERP所包含的管理思想是非常广泛和深刻的，ERP不仅面向供需链，体现精益生产、敏捷制造、同步工程的精神，而且必须要结合全面质量管理以保证质量和客户满意度；结合准时制生产以消除一切无效劳动与浪费、降低库存和缩短交货期；它还要通过事先计划、事中控制、事后分析的方式来解决供需链上的瓶颈环节、消除制约因素来扩大企业供需链的有效产出。
三、ERP系统在财务管理中的应用研究
    在外贸企业在实施ERP系统中，财务管理主要是基于会计核算的数据，加以分析，从而进行相应的预测，管理和控制活动。ERP系统的应用不仅直接促使财务计划、成本控制、资金分析和预测，即使得事前计划、事中控制和事后反馈功能得以完整实现，为外贸企业财务管理发展提供了更广阔的空间。
（一）促进了财务管理系统的规范化
    ERP系统财务管理系统可以对企业各项业务进行规范化计量，同时自动生成相应的凭证，保证了规范性和可靠性的会计信息，保障了财务管理所需信息的质量。
    ERP系统突出了财务管理的整体性，获取信息的时效性和信息服务规范性。在ERP系统环境下，财务管理由静态走向动态，实现了实时跟踪功能，使得外贸企业每一笔整体业务的发生都能够立刻反映出来。经过处理的会计信息能同步反映企业物流、信息流的动态，为物流监控提供迅速、规范的信息依据，方便企业管理者制定决策。并保证财务部门与供应链的相关部门都能迅速得到所需的规范化信息，保持良好沟通。
（二）促进了财务管理系统决策科学化
    ERP系统还能提供多种管理性报表和查询功能。使用财务分析模块，能够更全面地提供财务管理信息，为战略决策和业务操作等各层次的管理活动提供服务。它将财务会计、管理会计的思想与业务流程集成到一体，从而实现了管理会计与财务会计的一体化以及财务业务的一体化。
    ERP系统实际上是一个模拟系统，财务数据进入ERP系统之后，很容易计算出各种变化的影响。差异或有问题的项目一旦出现就能被分离出来，并可采取措施去纠正，ERP系统能够提供企业经营管理者需要的各种营运信息，使管理者能适时做出最好的决策，有效地适应市场变化的需要，这就大大缩短了企业进行决策的时间。
（三）促进了财务管理系统的实时性
    ERP系统是一个动态的实时管理系统，财务管理活动从单一的财务部门扩展到各企业内部的其他相关部门，能够快速对企业经济业务的发生、发展和结果进行实时全面记录和控制，迅速为企业提供丰富的实时性财务信息。传统的财务系统由于要在事项完成之后才能为管理当局提供决策数据，因此很难能够满足管理的需要。而ERP系统包括采购模块、库存模块、销售模块、制造模块和财务模块五大模块。
    ERP系统的重中之重就是财务模块与其他模块的集成，而财务模块又分总账模块、应收模块(与销售模块的集成)、应付模块(与采购模块的集成)和成本模块(与库存模块和制造模块的集成)以及资金管理、固定资产管理、费用管理、报表管理、集团财务报表的合并、财务分析等。以前到月底才能由各部门上报的资料，现在随时在系统中就可看到：每日库存的收、发、存状况；采购的每一种产品的价格情况；生产任务的完成情况；收入的实现以及货款的回收等情况随时可在财务模块看到。这样财务人员能比以前更加迅速准确地了解企业资源的利用状况。
四、ERP系统在供应链管理中的应用研究
（一）ERP 在资源分配中的应用
    由于ERP体统使得供应链中各部门之间的联系越发紧密，信息流动更加畅通。所以资源分配较以往更加科学，原来的资源分配只是先制定方案，直到真个流程做完，才知道效果，才知道浪费了多少资源；现在通过 ERP 系统，当每一个供应链环节出现超支或者异常，都能及时发现，并加以改正，对于资源的利用效率大大提高了。比如国内的海尔，格力等家电企业，通过该系统，充分利用好有限资源，每年降低了大量成本。
（二）ERP 财务管理中的应用
    随着IT技术，特别是信息技术和计算机技术的发展和应用，ERP系统具有便于掌握， 高效，快捷，节约成本等优点，因而为越来越多的企业所采用，其中的ABC成本法（即基于活动的成本核算系统）更是被广泛应用于企业的成本结算当中。ERP系统的集成化管理特点使得 ABC成本法完全融人整个系统。比如销售、采购、生产、人力、财会等，使得 ABC 成本法能在企业中得到很好的应用。
    同时，借助于诸如SPSS等统计软件的帮助，ERP系统可以进行相应的财务活动，通过反馈信息及时做出调整。它在支持企业的全球化经营上。为分布在世界各地的分支机构提供一个统一的会计核算和财务管理平台。同时也能支持各国当地的财务法规和报表要求。
（三）ERP 组织构建中的应用
    企业组织是企业进行日常活动，包括采购，生产，销售，守售后等所统一行动的团体或个人。传统的企业组织( 临时组成或者常设) ，只是为了完成目标，对于资源的控制甚少涉及，而且各部门信息无法集成，容易形成信息流通不畅。导致企业对内的控制能力和对市场的适应能力弱化。随着企业信息化的实施。ERP系统的成功运行，将有效集成企业的资金流、物流和信息流，建立与流程管理相适应的企业组织。
    具体说来，ERP在组织构建中的应用主要有：①优化信息管理系统，使得信息处理和传递更加快捷，部门间的信息交流更加方便；②优化资源管理系统，原来的部门不再是独立的个体，而是鲜花链接的整体，资源在各部门之间不仅可以正常流动，而且避免了由于工作工作重复而造成的浪费；③优化人事管理系统，使得整条供应链上，各部门分工明确，人员各司其职，各尽其力，发挥所长，进一步提高了效率；④优化财务管理系统。使得每一笔资金的用途和流向更加明确，通过不断反馈的的信息，及时调整资金流向，最大限度的发挥企业资金的获利能力。
五、ERP系统在内部审计管理中的应用研究
    ERP系统的实施，实现了业务流程的整合，业务流程式的转变对企业内部控制的影响最大对企业内部管理和财务方面的临近提出了新的要求，我们在做审计项目时不能再照搬以前的经验，而应重新对新环境下业务流程进行分析，对内部控制进行控制测试，寻找薄弱环节，重新确定审计切入点。
（一）原始数据录入的准确性、完整性的抽查
    ERP 环境下所用数据都是从各业务环节开始，财务与生产、采购、销售、库存等环节紧密相连，一环扣一环，真正做到了无缝连接。ERP 系统使用一个数据库，两者同一数据源，因此这就对原始数据准确性、完整性提出了要求。如果数据的准确性、完整性不能保证，那么ERP系统的使用是没有任何意义的。在审计中我们进行该工作的目的除为了检查由于工作失误所造成的原始数据的不准确，还包括为了检查是否存在由于舞弊所造成的原
始数据的不真实，从而从源头上控制错误和舞弊的发生。
（二）非集成数据记录的准确性检查
    ERP系统环境下的数据分为集成数据和非集成数据，对于集成数据，应把握住进入ERP系统前的原始数据的准确性和完整性，而非集成数据则是由单一部门（主要由财务部门）录入的数据形成。依照传统的业务流程和审批程序进行操作，对于该部分数据就应首先核对其相应的原始单据，对照相关的规定进行审计。
（三）非直接生成报表的核对
    目前，ERP 环境下并不能完全满足上级主管、证券管理机构、财税等部门所要求的报表格式，部分报表需要由财务人员进行加工处理。对此审计人员有必要对转换的公式、过程、结果进行核对，做到帐表相符，如果成本报表中成本核算的分步法与品种法的转换等。
（四）成本分摊循环、折旧计提等系统设置的一贯性检查
    对于集成数据部分， 除了要从源头、 结果把握外，我们还应关注中间环节中的参数设置的改变。通过检查，可以发现企业是否存在随意调整成本的分摊循环比例、工艺参数的设置比例、会计折旧计提方法、计提比例的现象。
六、ERP系统在应收账款管理中的应用研究
    依托ERP软件，围绕应收账款发生、催收、结清等过程，建立涵盖应收账款事前、事中、事后管理的控制系统，有助于实现应收账款的全面、准确、有效管理，减少信用销售负面影响。
（一）应收账款事前管理控制系统的建立
    应收账款事前控制是将信用风险控制在“萌芽阶段”的一项基础性工作。在ERP系统支持下，应收账款事前控制重点在于建立客户基本资料库并执行客户信用评估调查管控程序。
（二）应收账款事中管理控制系统的建立
    应收账款事中管理强调及时、准确、便捷，是信用风险控制的核心工作。在ERP系统支持下，应收账款事中控制重点在于对业务关键点进行科学的管理控制，业务关键点通常包括下达生产通知单、发货和提单放行等，应收账款事中控制也相应地包括下达生产通知单前的控制、发货前的控制、提单放行前的管控等。
（三）应收账款事后管理控制系统的建立
    相比应收账款事前、事中管理两个环节，应收账款事后控制由于时间跨度长且所涉及信息更为宽泛，更加需要企业领导和各个相关部门的合作与配合。在ERP系统支持下，应收账款事后管理更能发挥其预警 纠错和防范作用 具体而言，应收账款事后管理手段包括以下3点：其一，通过共享应收账款数据进行风险控制；其二，通过实时动态调控进行风险防范；其三，通过分析评估客户信用进行风险防范。